Voorbeelden

De meubelfabriek

Een complete ERP toepassing.

  • Afdeling verkoop maakt een offerte
  • De klant gaat akkoord en krijgt een orderbevestiging.
  • Alles wat nog niet geleverd is, valt onder de planning
  • Inkopen worden verricht
  • Productielijsten worden aangemaakt en er wordt geproduceerd
  • er wordt gefactureerd
  • De facturen worden doorgeboekt naar de financiële administratie

Waarom maatwerk en geen standaard oplossing zoals een standaardpakket zoals SAP/EXACT?

  • Prijs
  • Een standaardpakket bevat veel functionaliteit die u nooit zult gebruiken, terwijl de functionaliteit die u nodig heeft niet aanwezig is. Veel beperkingen en een hoog klikgehalte.
  • Wijzigingen in de bedrijfsvoering kunnen zonder meer doorgevoerd worden, terwijl de standaardpakketten zelfs bepalend zijn voor de bedrijfsvoering.
  • De financiele administratie staat los van de ERP oplossing. Hierdoor past de financiële administratie in een ‘luciferdoosje
  • Klanten gaan steeds meer eisen stellen aan procedures van de leveranciers en dwingen hierbij vaak ook administratieve verplichtingen af. Zo kunnen klanten in sommige gevallen een andere factuurlayout afdwingen.

Uitzendburo in de zorg

Taken:

  • Beheren van Clienten (patienten gegevens)
  • Beheren van Verzorgenden (ZZP-ers)
  • Beheren van de opdrachtgevers
  • Plannen van de zorg (Maken van dienstlijsten)
  • Sturen van Facturen en declaraties
  • Management-info
  • Beheren van Var-verklaringen

Oplossing:

  • We maken een Access-applicatie waarbij we een uitstapje doen naar Outlook voor het mailverkeer.
  • Hiermee bereiken we een enorm efficiency-voordeel. De documenten worden met één druk op de knop gekoppeld aan de Mail. Contactpersonen worden automatisch gekoppeld aan “verzend naar”  of cc.
  • Het versturen van facturen en declaraties worden één keer in de maand aangemaakt en vervolgens via Outlook verzonden.

Mail campagnes

Outlook kunnen is een ideaal programma voor mailcampagnes.

Wij hebben een bestand met mail adressen. Deze voegen we toe aan ons reeds bestaande mailbestand. Deze mensen gaan we een onze nieuwsbrief sturen.

Taken

  • Nieuwsbrief maken.
  • Ontdubbelen. Het kan zomaar zijn dat we een adres al hebben. Het is slordig als iemand 2 keer dezelfde mail krijgt.
  • Versturen. Hierbij moeten we uitkijken niet als spammer te worden aangezien en door de provider te worden afgesloten.
  • Retour-mail verwerken: mail kan ongewenst zijn of de ontvanger is onbekend.

Oplossing:

  • We maken de nieuwsbrief aan en slaan deze in Outlook op als sjabloon
  • In Access beheren we het mailbestand. Invoer van dubbele mailadressen is niet mogelijk. De adressen worden dus automatisch ontdubbeld.
  • Vanuit Access roepen we Outlook op voor het versturen de nieuwsbrief. Voor ieder mailadres in Access maken we een bericht aan op basis van het opgeslagen sjabloon
  • Vanuit Access roepen we Outlook op om de binnenkomende mail in te lezen. Omdat de retourmail automatisch is aangemaakt kunnen  aan trefwoorden in de mail zien welke actie nodig is. In het geval van ongewenst  markeren we het adres. Markeren heeft de voorkeur omdat bij verwijderen het adres weer bij een volgende import weer opnieuw in het bestand kan komen. Niet bestaande mailadressen worden automatisch uit Access verwijderd.

 Aanvraag van samples, stalen

Wij verkopen vloerbedekking. De klant vraag stalen aan, die we graag opsturen. Later willen wij de klant nabellen .

Taken:

  • Adresgegevens en gewenste artikel vastleggen
  • We sturen een bevestigingsmail
  • We sturen de goederen met een vrachtbrief
  • We bellen de klant na om de interesse te peilen

Oplossing:

  • Vanuit Access roepen we Outlook op om de binnenkomende mail in te lezen. De adres- en ordergegevens schrijven we weg in onze database.
  • In Access houden we de voorraad en de levertijd bij. Vanuit Access openen we Outlook en maken we een bevestigingsmail waarop onder andere de levertijd vermeld staat.
  • In Access houden we de voorraad bij. Wanneer het artikel op voorraad is drukken we een vrachtbrief af.
  • Gelijk  met het afdrukken van de vrachtbrief wordt de naam van de klant op een lijst geplaatst voor een vervolgactie.

Rapportgenarator tbv. het management:

We hebben klant de werkt met SAP. De klant heeft een management team en wil graag dat de leden van het team iedere week de actuele rapporten krijgen van de orderintake, de facturering.

Oplossing

  • Via de taakplanner wordt op een vaste tijd in de week een office-applicatie gestart.
  • Vanuit Access raadplegen we de database van SAP.
  • Access maakt hiervan rapporten aan en slaat deze op in Pdf-formaat.
  • Deze rapporten worden als bijlagen per mail via Outlook verzonden aan de deelnemers van het managementteam.
  • Nadat de mail verzonden is wordt de applicatie weer afgesloten.

Case: Uitzendburo in de zorg

Taken:

  • Beheren van Clienten (patienten gegevens)
  • Beheren van Verzorgenden (ZZP-ers)
  • Beheren van de opdrachtgevers
  • Plannen van de zorg (Maken van dienstlijsten)
  • Sturen van Facturen en declaraties
  • Management-info

Oplossing:

  • We maken een Access-applicatie waarbij we een uitstapje doen naar Outlook voor het mailverkeer.
  • Hiermee bereiken we een enorm efficiency-voordeel. De documenten worden met één druk op de knop gekoppeld aan de Mail. Contactpersonen worden automatisch gekoppeld aan “verzend naar”  of cc.

Case: Mail campagnes

Outlook kunnen is een ideaal programma voor mailcampagnes.

Wij hebben een bestand met mail adressen. Deze voegen we toe aan ons reeds bestaande mailbestand. Deze mensen gaan we een onze nieuwsbrief sturen.

Taken

  • Nieuwsbrief maken.
  • Ontdubbelen. Het kan zomaar zijn dat we een adres al hebben. Het is slordig als iemand 2 keer dezelfde mail krijgt.
  • Versturen. Hierbij moeten we uitkijken niet als spammer te worden aangezien en door de provider te worden afgesloten.
  • Retour-mail verwerken: mail kan ongewenst zijn of de ontvanger is onbekend.

Oplossing:

  • We maken de nieuwsbrief aan en slaan deze in Outlook op als sjabloon
  • In Access beheren we het mailbestand. Invoer van dubbele mailadressen is niet mogelijk. De adressen worden dus automatisch ontdubbeld.
  • Vanuit Access roepen we Outlook op voor het versturen de nieuwsbrief. Voor ieder mailadres in Access maken we een bericht aan op basis van het opgeslagen sjabloon
  • Vanuit Access roepen we Outlook op om de binnenkomende mail in te lezen. Omdat de retourmail automatisch is aangemaakt kunnen  aan trefwoorden in de mail zien welke actie nodig is. In het geval van ongewenst  markeren we het adres. Markeren heeft de voorkeur omdat bij verwijderen het adres weer bij een volgende import weer opnieuw in het bestand kan komen. Niet bestaande mailadressen worden automatisch uit Access verwijderd.

 Case: Aanvraag van samples, stalen

Wij verkopen vloerbedekking. De klant vraag stalen aan, die we graag opsturen. Later willen wij de klant nabellen .

Taken:

  • Adresgegevens en gewenste artikel vastleggen
  • We sturen een bevestigingsmail
  • We sturen de goederen met een vrachtbrief
  • We bellen de klant na om de interesse te peilen

Oplossing:

  • Vanuit Access roepen we Outlook op om de binnenkomende mail in te lezen. De adres- en ordergegevens schrijven we weg in onze database.
  • In Access houden we de voorraad en de levertijd bij. Vanuit Access openen we Outlook en maken we een bevestigingsmail waarop onder andere de levertijd vermeld staat.
  • In Access houden we de voorraad bij. Wanneer het artikel op voorraad is drukken we een vrachtbrief af.
  • Gelijk  met het afdrukken van de vrachtbrief wordt de naam van de klant op een lijst geplaatst voor een vervolgactie.
  • SAP Business One onze nieuwe uitdaging

    Wij zijn een klant tegen gekomen die werkt met SAP Business One.

    SAP Business One is helemaal geïntegreerd met Microsoft Office. Ons specialisme. Met behulp van Excel, Outlook en Access kunnen wij geautomatiseerd managementoverzichten samenstellen. Hierbij spreken we direct de database aan.

    Case: Een klant werkt met het ERP-pakket Managementrapportage uit: SAP Business One.  Het Management Team van een bedrijft houdt wekelijks een vergadering met zijn. Ze willen een applicatie die ervoor zorgt dat alle deelnemers van te voren de actuele management info met mail toegestuurd krijgen.

    Oplossing:

    We hebben een managementrapportgenerator ontwikkeld. Deze applicatie raadpleegt op een vast tijdstip de database van SAP Bussiness One , stelt de rapporten samen en stuurt deze naar een lijst Email adressen.

     

     

EnspijkSideBar